Projektstyring med ETC – estimate to complete

Når projektlederen skal sikre projektets fremdrift og generelt sørge for at nå vigtige deadlines, er overblik og hånd i hanke med projektets delopgaver en helt essentiel opgave.

For at have det optimale overblik over projektets fremdrift, er det vigtigt at projektdeltagerne og projektlederen arbejder sammen om, hvilke opgaver der er igang, og hvilke der skal prioriteres i projektet. Derudover er det naturligvis vigtigt, at opgaven er klart defineret, og ikke mindst at medarbejderne også har et klart defineret område, indenfor hvilket han eller hun arbejder.

ETC – Estimate to complete.

Et essentielt værktøj til projektstyring er ETC – estimate to complete. Det har sin berettigelse i projekter ved at medarbejderen enten mundtligt eller skriftligt lader projektlederen vide, hvor lang tid den igangværende opgave vil tage at færdiggøre.
At “afgive ETC” sker typisk flere gange i løbet af et projekt – og særligt op til vigtige del-deadlines i projektet. Ved at lægge allerede forbrugt tid på projekt- og opgaveniveau til den estimerede resttid på projekterne, får projektlederen ikke kun et solidt projektstyringsredskab i form af EAC (Estimate at completion), h*n får også et klart billede af, om projektet holder sig inden for den budgetramme, der er aftalt med kunden. Er EAC-værdien inden for den ramme, som projektet skal ligge, vil projektet tidsmæssigt være on track. Dette kan dog ikke altid garantere, at fremdriften på hver opgave også er det.

Fremdrift vs. budget

Når en medarbejder angiver et forbrug på 10 timer på en opgave – og estimere resttiden til at være 20 timer, vil timebudgettet være on time. Men hvis medarbejderen kun har en fremdrift på opgaven der svarer til 5 timer, er der brugt 5 timer ekstra af budgettet, uden at opgavefremdriften er fulgt med. Derfor er fx ugentlige ETC-afgivelser fra alle medarbejdere med til at give projektlederen et overblik over opgavernes fremdrift. Hvis en medarbejder fx hele tiden afgiver et estimat på 10 timer og endda også angiver en høj usikkerhed på dette estimat, er det et signal til projektlederen om, at medarbejderen enten oplever uforudsete problemer med opgaven – eller er uerfaren med estimering, måske pga. uerfarenhed med enten projektarbejde eller arbejdsområdet.

I det hele taget sørger ETC for at styrke kommunikationen i projektarbejdet og give projektlederen et incitament og et redskab til at forbedre sin evner inden for projektstyring.

Digitalt eller analog?

ETC understøttes i både digitale værktøjer til projektstyring eller som skriftlige afgivelser/statusopdateringer til ugentlige projektmøder. Hvilken model man vælger er naturligvis op til en selv – og det projekt man skal udføre. Nogen har det godt med de digitale værktøjer, mens andre foretrækker mund-til-mund metoden i projektgruppen.