Sådan laver du en god business case

Hvad er en business case?

I projektstyringsslang er en business case et dokument, der beskriver de økonomiske konsekvenser af investeringen – altså projektet. Hvis man fx skal implementere et nyt it- eller forretningssystem, hvor meget kan det så forventes at virksomheden sparer ved det? Er det overhovedet rentabelt? Business casen indgår som en del af den samlede projektplanlægning/projektbeskrivelse, men er typisk den del, som især styregruppe og ledelse kigger på, når det skal vurderes, om projektet var en succes.

En business case er således en kalkulation og metoderedegørelse for projektets outcome og proces.

Hvorfor bruge en business case?

Det overordnede mål med en business case er som sagt at finde ud af, om investeringen er relevant at foretage. Inden projektet sættes igang, er det typisk business casen, der viser, OM projektet overhovedet skal igangsættes. Scopet for det forestående projekt vil ofte blive sammenlignet med alternative initiativer eller handlinger, der kunne tænkes at hjælpe med at opnå målet i business case – fx at opnå flere besøgende på hjemmesiden ved at lancere et nyt website eller ændre designet eller lignende.

Derudover skal business casen vise, at projektgruppen – og dermed virksomheden på længere sigt – har de fornødne ressourcer til at levere alle de resultater, som business casen beskriver, og at projektgruppen arbejder ud fra at udnytte de største muligheder, som markedet kan byde på lige nu. Hvis det fx handler om føromtalte hjemmeside, så skal man måske overveje, hvilken metode der er den bedste – skal det være ren html-opdatering, eller skal vi bruge et CMS-system? I så fald hvilket og hvilke omkostninger har dette system? Hvad koster systemet, er det gratis og hvad koster det hvis det skal vedligeholdes af konsulenter. Med andre ord – en lang række faktorer indgår i beregningen af business casens scope og forventede outcome.

Godkendelse af business case

En god business case er fleksibel, så den kan tilpasse sig udviklingen fra både interne og eksterne begivenheder, der påvirker projektarbejdet. Derudover skal den matche projektets risikoprofil, og jo større budget, desto større risici. Jo større risici, desto grundigere forarbejde er nødvendigt for at skabe en troværdig og gennemarbejdet business case.

Business casens omdrejningspunkt tager afsæt i virksomhedens egne rammer, og har ikke det rent tekniske fokus, ligesom den også indeholder relevante ledelsestal, der kan sammenlignes – typisk regnskabsmæssige tal som omsætning, dækningsbidrag og lign. Disse data præsenteres i en relevant og logisk orden og er nemme at evaluere og måle så fremfærd før og efter kan måles med de samme tal for at måle projektets succes.

Derfor…

En god business case giver tillid til projektet og pålidelighed i forhold til de tal det skal forbedre, og gør det nemt for styregruppe og ledelse at tage en beslutning baseret på alle relevante facts og tal indsamlet gennem virksomhedsanalyser og arbejdsprocesser. Det er den, der genererer de nøgletal, der er nødvendige for at ledelsen i projektet kan forsvare investeringen og fortsat investere i projektet.

Den gode business case can indimellem skabes på baggrund af eksisterende data fra andre projekter. I så fald har I brug for et system, der kan levere nok data om tidligere projekter. Sådanne systemer til projektstyring er der en lang række af på markedet – derfor skal I finde ud af, hvad der passer til jer.