Implementer tidsregistrering – en guide

Hvis I star og skal implementere et tidsregistreringssystem i jeres virksomhed, så kan I med fordel benytte jer af følgende tips i denne artikel.
  • Al tid skal registreres
    Fordelingen af intern og ekstern tid er en vigtig faktor – og registrerer I dem begge, får I vigtig viden om forholdet mellem disse to. Samtidig har I muligheden for at analysere de aktiviteter, som den interne tid bliver brugt på. Faren ved kun at registrere ekstern kundetid eller fakturerbar tid, gør det sværere at vide for medarbejderne om de har registreret tiden korrekt og samtidig bliver det sværere at kontrollere, om alles tidsforbrug er registreret. Uanset fordelingen bør al tid altid registreres
  • Forskellige mennesker kræver forskellig tilgang
    Mennesker er forskellige – for nogle falder tidsregistrering helt naturligt, fordi de ønsker at vide, hvilke aktiviteter, der tager deres tid. For andre kan tidsregistrering være en pain in the… Medarbejderne skal derfor motiveres helt forskelligt. Erfaringen er, at åbenhed om, hvad tidsregistreringen skal bruges til, skal være meget klar. Formålet med registreringerne skal udmeldes både flere og mange gange. Derfor er det netop vigtigt at være afklarede om målet – skal det være fordi alle timer er nødt til at blive faktureret? Skal der bedre styr på projekterne? Er det vigtigt med en bedre ressourcefordeling pr. medarbejder eller pr. projekt? Uanset formålet, skal det kommunikeres ud til alle medarbejdere, så de forstår hvorfor de skal registrere tiden. Når tidsregistreringssystemet er implementeret, er det også nødvendigt at holde øje med, om medarbejderne så også registrer tiden. Dette betyder…
  • Indføring af faste processer
    Tidsregistreringsprocessen skal overvåges som alle andre processer i forretningen. Faste regler er alfa og omega – fx kunne det være en regel, at ugesedlen skal være lukket ned om mandagen eller at alle medarbejdere skal have registreret tiden før de forlader arbejdspladsen. Men hav også realistiske forventninger til hvad kollegerne er i stand til.
  • Husk kommentarerne
    Det kan være smart at gøre det til en fast vane, udover selve tidsregistreringen, at medarbejderen også tilføjer en lille kommentar til den udførte opgave. Kommentarer pr. opgave kan være det, der gør forskellen, hvis der opstår konflikter med kunder og deadlines overskrides på projekter. Samtidig er det en uvurderlig måde at få indsigt i, hvordan tiden på projekter bruges og fordeles. Og det har en positiv effekt på jeres egen læring i organisationen.
  • Vis hvilket formål dataene har
    Hvad skal I bruge alle data fra tidsregistreringen til? Hvis du som medarbejder skriver gode kommentarer og registrerer din tid korrekt, men ikke har adgang til at lave fakturaer eller rapporter – hvordan er det så muligt at se formålet? Ledelsen må derfor klart kommunikere arbejdsprocesser- og formål med tidsregistreringen så alle medarbejdere, uanset stilling, forstår formålet helt præcist.
  • Fortæl de gode historier som følge af tidsregistreringen.
    En virksomhed, der starter op med professionel tidsregistrering for første gang, ser ofte at faktureringsgraden stiger. Ej heller er det usædvanligt, hvis omsætningen øges på baggrund af en eventuel supportfunktion – eller hvilke kunder man taber penge på. De positive resultater kan med fordel kommunikeres – for de øger motivationen for at registrere tid og skabe bedre forståelse for hele projektet.
  • Hvem har ansvaret?
    Sørg for at udvælge en eller flere personer, der har ansvar for at tjekke, om ugesedler bliver lukkede, eller faktureringsgrundlaget er klart til den 1. I skal udpege en ejer – og være sikker på, at denne ejer også er klar over både ejerskab og ansvar i forbindelse med tidsregistreringen. Derfor er det endnu mere vigtigt, at alle i organisationen er helt klar over formålet med at registrere tid.
  • Gør det let
    Jo mere dokumentation jeres kunder kræver, desto mere præcis skal tidsregistreringerne også være. Nogle mener, at jo mere præcise data, desto bedre bliver projektet også. I sidste ende kan det betyde flere aktiviteter end nødvendigt, som medarbejderne skal registrere tid på. Men jo flere opgaver at registrere tid på, desto dårligere overblik og brugervenlighed for brugerne. Så tænk over, hvor meget data I har brug for.

Har du lyst til at vide mere om fordelene ved tidsregistrering, eller hvordan et professionelt tidsregistreringssystem kan hjælpe dig, er du velkommen til at kontakte os.