Lær hvordan du arbejder med økonomisk projektstyring

Projekstyring kan være svær at håndtere med it, fordi projektstyring involverer mange medarbejdere, projekter på tværs af virksomhedens afdelinger og en svær proces, der udsættes for et stort pres op til aflevering af det.

Denne model viser hvordan man kan arbejde med projektstyring ud fra det modenhedsniveau, som virksomheden har. Det kan nemlig opdeles i 3 niveauer. Pointen er simpel – nemlig at hvis virksomhedens modenhedsniveau matcher ambitionsniveauet for implementering af projektet, kan it med fordel bruges til projektstyring.

Ofte går det galt pga. for højt ambitionsniveau eller fordi rækkefølgen af implementeringsprocesser er forkert. Modenhedsniveauet i virksomheden kan være alt fra afdelinger med fuldstændig styr på PRINCE2, EVM, ETC/EAC – til afdelinger, hvor – hvis bare vi lander på benene – så er det hele godt. Derfor betyder modenhed noget for projektstyring, projektstyringssoftware og it.

De tre niveauer er

  1. Ad Hoc – Den  umodne organisation, hvor projektstyring er fuldstændig improviseret.
  2. Projektmodel – Virksomheden har kontrol over de basale forhold som model for projektet, projektets budgettering, tidsforbrug, evaluering og afvikling.
  3. Excellence – Virksomheden, der går på tværs af projekter og som arbejder med EVM (Earned Value Management), projektportefølge, benchmarking projekter imellem, og løbende uddannelse.

Hvor jeres virksomhed befinder sig og hvilken model, der er den rigtige for jer, er helt op til jer selv at beslutte.

Her følger en beskrivelse af de tre modenhedsniveauer.

1. Ad Hoc

Ad Hoc -virksomheder er ofte unge og små virksomheder, eller det kan være små afdelinger i en større virksomhed, der arbejder projektorienteret, samtidig med at resten af virksoheden arbejder med fx industriel produktion. Det kan også være ældre virksomheder, der først nu er kommet med og er tvunget til at strukturere og effektivisere projektstyringen.

Hvis en organisation vil implementere projektstyringssoftwaren, så oplever den ofte følgende problemer:

  • Hvor bliver vores tid af?
  • På hvilke projekter har vi en høj dækningsgrad?
  • Hvorfor afleverer vi altid vores projekter for sent?
  • Hvorfor har vi brug for så mange Excel-ark?

Når Ad Hoc-organisationen køber et projektstyring software opnår de størst værdi ved at implementere processer som:

  • Automatisering af tidsregistrering, projektstyring og fakturering
  • At indsamlingen af alle projektdata foregår på ét sted
  • At projektafviklingen bliver ensartet
  • At der dannes en fælles forståelsesramme for afviklingen af projekter.

Faldgruber for Ad Hoc virksomheden ift. projektstyring er ofte:

  • Intern manglende forståelse blandt medarbejderne for vigtigheden af tidsregistrering
  • Modstand mod tidsregistrering blandt medarbejderne
  • En nedbrydning af projekter, der er alt for ambitiøs
  • Processer, der mangler ejerskab, når de først er fastlagt
  • Hvis virksomheden presses på økonomien, går projektstyringen og de nye processer i glemmebogen
  • Der inddrages ikke ekstern eller professionel hjælp til projektstyring i Ad Hoc-organisationen.
  • Antallet af processer, der skal implementeres, når man har fået et it-system, er for ambitiøst.

Derfor: Få styr på basisprocesserne. Hvad er need to have og hvad er nice to have? Need to have kan tage op til et år at få på plads – og samtidig er det vigtigt at der kører en åben dialog om, hvordan og hvorfor projektstyringen skal understøttes med it-systemer. Især må og skal alle medarbejdere forstå vigtigtigheden af tidsregistrering.

2. Projektmodel-virksomheden

Næste fase er virksomheden med en projektmodel. Her har virksomheden styr på basal projektstyring og er typisk en +20 mands virksomhed, der har professionelle projektledere.

Typisk har denne virksomhed følgende spørgsmål eller problemer:

  • Hvordan kan nøgletal være med til at styre organisationen?
  • Mangler projektlederne tal eller data?
  • Kan der skabes nyttige feedbacksystemer mellem projektmedarbejdere og projektledere?
  • Hvordan kan vi bruge it til at understøtte en projektmodel?

Fokuset vil på denne måde blive optimering af projektstyringen og rapportering. Denne slags virksomhed får størst værdi fra it på følgende områder:

  • Ved at vælge en projektmodel og låse denne fast
  • Bedre og mere præcis ressourcestyring
  • Når projektledere kan fakturere, styre kontrakter og betalingsplaner på projekterne.

Faldgruberne for tvirksomheden med en fast projektmodel er typisk:

  • For store planer, når det gælder nøgletal. De bliver for mange og for komplekse.
  • Virksomheden opfinder sin egen projektmodel, selvom en standard-udgave kunne fungere fint.
  • Mere teori end implementering (ringbind, der står på hylden og samler støv.)

Derfor må denne slags virksomheder ikke blive for ambitiøse, men i stedet tage processerne og gå i krig med dem en ad gangen. Overvej, om der ikke er mulighed for at bruge standardmodeller og systemer til projektstyringen – eller projektstyring software. Nøgletal er effektive fordi virksomheden har en størrelse, hvor tingene går hurtigt og kan være svære at overskue. Nøgletal kan fungere som et redskab til at optimere medarbejdernes aktiviteter til virksomhedens overordnede strategi.

3. Excellence -virksomheden

Tredje og sidste skridt på projektstyrings- og modenhedsmodellen Excellence. På dette niveau findes virksomheder, der har  certificerede projektledere, projektchefer og som har implementeret projektporteføljestyring osv.

De typiske spørgsmål eller problematikker for Excellene-virksomheden ift. projektstyring er:

  • Hvordan kan vi få bedre styr på igangværende arbejder?
  • Hvordan kan vi lave en god benchmarking-model til at sammenligne rentabiliteten projekter imellem?
  • Hvordan styres en projektportefølje uden yderligere belastning af projektlederne?
  • Hvordan styrer vi ETC (Estimate to Completion) og EAC (Estimate at Completion)?

Helt centralt er det, at projektstyringen smelter sammen med økonomistyring og at der fokuseres løbende på budgetter og forventninger, ligesom der på alle niveauer i virksomheden rapporteres på projekters fremdrift og forventede aflevering. Den tværgående koordination er i fokus, fordi basis er på plads og der nu kan arbejdes med optimering og ensretning

På dette niveau kan virksomheden få stor værdi ud af:

  • Professionel styring af projektporteføljer.
  • Indtægtsføring/EVM på igangværende arbejder
  • Benchmarking af projekter.

Typisk vil virksomheden med Excellence-kundskaber møde følgende problemer ift. projektstyring:

  • Kommunikations- og/eller samarbejdsproblemer mellem projektafdelingen og økonomiafdelingen
  • Mellem flere forretningsområder halter samarbejdet.
  • Virksomheden kan finde på at opfinde sine egne it-systemer til at understøtte processerne og projektstyringen, selvom standardiseret software til projektstyring.

Hvor ligger I?

Kan I finde jer selv på denne liste?

Jo før I bliver klar over jeres eget modenhedsniveau, desto bedre vil I klare jeres projekter og implementering af nye projekter. Kontakt os gerne på info@timelog.dk hvis I vil vide mere eller har spørgsmål til processer eller modenhedsniveauer.