Nem projektstyring med den rigtige software

Spar tid på projektstyringen

For mange projektledere er en stor del af projektstyringen bundet til administration – i stedet for ledelsen af projekter. Informationer om tidsforbrug, budgetter og projektplaner skal hentes fra flere kilder – ofte Excel-ark. Software, der kan samle alle projektdata på ét sted giver projektlederen frihed til at bruge sine kompetencer på vigtigere ting – nemlig at lede projekterne.

Effektiv styring og planlægning

Effektiv software til projektstyring har projektplaner, der indeholder flere opgaveniveauer, hvor projektets faser kan flyttes rundt med musen, kopieres og omdøbes, så det bliver nemt at planlægge endda ret store projekter. Muligheden for at integrere til større systemer, fx Microsoft Project, gør ligeledes opsætningen enkel og nem, fordi der kan hentes en fil ind i systemet, som allerede er lavet. Herefter vil man kunne registrere sin tid på projektet i selve projektstyrings-softwaren.

Samtidig kan projektlederne lynhurtigt lave nye projekter ud fra standardindstillinger og skabeloner eller ved at kopiere andre projekter, hvilket samtidig bidrager til udbredelsen af en standard-proces for en ensartet projektmodel – og projektstyring for virksomheden.

Bedre håndtering af hele processen

Værktøjer, der kan vise hele projektporteføljen, projekt forecast og bookede ressourcer kan gøre, at I altid er på forkant med projekter i fremtiden og nemmere kan planlægge deadlines bedre, når I får opgaver ind fra siden. Dette gør projektstyringen nemmere at overskue, når I hele tiden har adgang til de nyeste, opdaterede data fra tidsregistreringerne.

Faste eller variabel afregningsform i projekter?

Er jeres projekter sat op efter fast pris eller medgået tid? Et system bør kunne mixe og matche forskellige typer projekter i én skabelon ved at I kan vælge, hvilken afregningsform hver enkelt fase har. Værdien af projektet, ud fra timeregistrering, bør også kunne ses, hvilket ikke meget software til projektstyring kan leve op til i længden på et tilstrækkelig dybt niveau.

Giv projektlederne ansvar for faktureringen

Mange projektledere kender projektets fremdrift og status bedre end økonomifunktionen, når det ved hver månedsafslutning skal besluttes, hvad der kan og skal faktureres. Omsætningen og præcisionen kan øges, blot ved at projektlederne får ansvaret for at forberede fakturaer i systemet. En integration til andre økonomisystemer fra systemet betyder, at I uden problemer giver data videre til bogholderne, frem for at bogholderne selv skal ind og tjekke tallene.

Rapportering med nøgletal

En projektleder bør hurtigt kunne få overblik via solid dokumentation i rapporter, der kan levere opdateret information i realtid. Dette er ideelt ved statusmøder eller kundemøder – og det kan spare mange timer, hvis I fx skal hente data i Excel eller andre steder. Også et visuelt Gantt-kort er et uvurderligt værktøj til at visualisere planlægning og projektopfølgning samt status. Data bør ligeledes kunne eksporteres til andre programmer eller formater med kommaseparerede filer og avancerede API funktioner.