Projektstyring og Excel

Hvis I overvejer at investere i projektstyring online, eller om I skal beholde Excel, er der mange overvejelser at gøre. Ikke kun fordi Excel i dag synes at være et vidunderværktøj, som kan ALT. Eller – tilsyneladende alt. For der er både fordele og ulemper ved at bruge det gratis analyseværktøj, som Microsoft stiller til rådighed.

5 gode grunde til at bruge Excel til projektstyring:

1. Det er gratis. Excel leveres med Microsoft Office og har man først installeret denne pakke (hvilket 95% af computerbrugere har) – så er det oplagt at udnytte de gratis faciliteter.

2. Tilpasningsdygtigt. Alle ark og rapporteringer kan tilpasses præcis til virksomhedens behov. Og så er det nemt.

3. Data er lokale. Alle har adgang til Excel-arket, direkte fra fællesdrevet og man er ikke afhængigt af, om internettet fungerer.

4. Kopiérbart. Ja, der er vel næsten ikke engang brug for en uddybning. “Save as”-knappen fungerer optimalt i Microsoft Excel!

5. Fælles forståelse. Alle ved, hvordan man bruger Excel i disse tider. Og mange er dygtige – så derfor virker det uoverskueligt at sætte sig ind i andre systemer eller måde at gøre tingene på. “Jamen, vi plejer…” er ligeledes det mest typiske argument for ikke at skifte Excel ud med et professionelt værktøj til online projektstyring.

 5 gode grunde til at vælge et system til online projektstyring

1. Datasikkerhed. Hvordan tackler I det, hvis nogen kommer til at slette data eller trykke på den forkerte tast – fx DELETE-knappen? Data er sårbare i et system, hvor en forkert handling kan have fatale konsekvenser, ligesom computernedbrud på serveren kan slette data.

2. Lange formler. Hvis jeres rapportering skal indeholde en række faktorer og formler, er I nødt til at have tjek på formlerne. Det koster i mange tilfælde dobbeltarbejde – og hvem opdager, at formlerne er rigtige eller forkerte?

3. Standardisering. Det vil sjældent være muligt at lave en decideret standard for opsætning eller design af skabeloner. Mennesker er forskellige og det afspejeler sig i deres arbejde.

4. Færdiggørelsesgrad. Hvordan ser I, hvor langt et projekt er – og hvad der er estimeret, indtægtsført, registreret og faktureret værdi på et projekt? Er man bare en smule professionel leder, er disse tal relevante for at kunne forudsige dækningsgrad og overskudsgrad fx.

5. Sårbarhed. Hvad gør I når den person, der laver projektskabeloner eller formler, pludselig forlader virksomheden og tager sin viden med sig? Hvordan kan I genskabe data eller oprette de rigtige formler igen?

Jamen vi plejer jo…

Et godt argument er, at de fleste kender Excel, at der altid er tilgængelige skabeloner og at det kan være en magtkamp at indføre nye systemer. “Det er alt for dyrt” plejer også at være et stort argument. Og så er det man kan spørge:

…Hvor mange data har I råd til at miste til mistede Excel-ark og i stedet bruge et online projektstyringssystem?!